Administrative Assistant To The Dean-WSB / Adjoint.e Administratif.ve Du/de La Doyen.ne | |
| Job ID | 94-65-80-99-F3-64 |
| Company | Bishop's University |
| Location | Sherbrooke |
| Province | Quebec |
| Date Posted | 2021-07-07 |
| Posted Until | 2022-01-03 |
| Job Type | Full-time |
| Job Category | Office |
| Job Details | View attachment |
| Description | |
| Posting 21-30 (Regular full time position) The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required. Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant to the Dean for a regular full-time position in the Williams School of Business. Reporting to the Dean of the WSB , the incumbent is responsible for handling the daily operations of the Dean’s office and for assisting with specific tasks related to the Department(s) associated with each academic semester. The incumbent also performs general administrative duties as required for the Dean and any affiliated faculty member and/or manager. The incumbent assists the Dean to support and provide resources to students including but not limited to academic, retention, or accommodation support. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required. Nature of Duties & Responsibilities: -Facilitate the day-to-day administrative operations under the Deans’ mandate; which includes support for Chairs and Program coordinators, -Assist the Dean with the various required meetings; with the coordination, the preparation and distribution of the agenda, the minutes, and the follow up; -Assist the Dean in administering and monitoring the Divisional/Departmental budgets; -Supports provincial, federal academic certification / accreditations; -Provide reports and builds letters, publications, and/or presentations for the Dean and divisional faculty as required; -Provide basic information to students/public, including frequently asked questions, and/or triages student / public enquiries concerning the Academic Calendar, departments, and programs under the Dean’s purview; -Directs students to appropriate departmental chair(s) for program specific advising; -Support at risk students directing them to the various service providers on campus; -Assist with the on-going initiatives created by Deans and Chairs as required such as: The Archway program, LEAP (Leadership & Extra-Curricular Activity program), Retention; Arts and Science Help Centre; Orientation week(s); Students at Risk, etc.; -Support the recruitment process for all contracts and faculty positions associated with the Dean’s mandate; -Collaborate with Registrar’s Office to assist and inform students who have specific requests concerning their student dossier including but not limited to change of marks, deferred exams, accommodations, transfer credits, add/drop forms, medical notes, etc.; -Coordinate the preparation of internal and external correspondence for the Dean and faculty members as required; -Organizes social and academic functions for the Dean with students and the Bishop’s community as required; -Creates and maintains the information repository for the Dean’s office including Contracts, Postings, Office allocation, Chairs Stipends, etc.; -As required processes expenses/bills and assigns appropriate budget codes; -Prepares purchase orders, order supplies and payment requests; -Manages the Dean’s calendar if required, to facilitate travel arrangements as necessary, and to schedule student meetings with Chairs and faculty; -Academic Calendar updates/copy -Performs additional similar / related tasks as required. ___________________________________________________ AFFICHAGE 21-30 (Poste regulier à temps plein) Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises. L’Université Bishop’s recherche un Adjoint.e Administratif.ve du/de la Doyen.ne pour un poste régulier à temps plein dans l’école de gestion Williams. Se rapportant au Doyenne de l’école de gestion Williams, le titulaire exécute également les tâches administratives générales requises pour le Doyen et tout membre du corps professoral et/ou gestionnaire affilié. Le titulaire assiste le Doyen à soutenir et à fournir des ressources aux étudiants, y compris, mais sans s’y limiter, le soutien scolaire, la rétention ou le logement. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. Nature des tâches: -Faciliter les opérations administratives quotidiennes sous le mandat des Doyens; incluant le soutien aux Directeurs et aux Coordinateurs de programme; -Assister le Doyen dans les différentes réunions requises; avec la coordination, la préparation et la distribution de l’ordre du jour, le compte rendu et le suivi; -Assister le Doyen à administrer et à surveiller les budgets des divisions / départements; -Soutenir les certifications / accréditations universitaires provinciales et fédérales; -Fournir des rapports et rédiger des lettres, des publications et/ou des présentations pour le Doyen et le corps professoral de la division, au besoin; -Fournir des informations de base aux étudiants et au public, y compris les questions fréquemment posées et/ou effectuer le tri des demandes des étudiants et du public concernant le calendrier académique, les départements et les programmes relevant de la compétence du Doyen; -Diriger les étudiants vers les Directeurs de département appropriés pour des conseils spécifiques au programme; -Soutenir les étudiants à risque, en les orientant vers les différents prestataires de services du campus; -Assister au besoin, dans les initiatives en cours créées par les Doyens et les Directeurs, comme par exemple: les programmes Archway, LEAP (Leadership & Extra-Curricular Activity program), Retention; Centre d’aide aux arts et aux sciences; Semaine(s) d’orientation; Étudiants à risque, etc.; -Soutenir le processus de recrutement pour tous les contrats et les postes de professeurs, en lien avec le mandat du Doyen; -Collaborer avec le Bureau du registraire pour aider et informer les étudiants qui ont des demandes spécifiques concernant leur dossier d’étudiant, y compris mais sans s’y limiter, les changements de notes, les examens différés, les accommodements, les transferts de crédits, les formulaires d’ajout / suppression, les notes médicales, etc.; -Coordonner la préparation de la correspondance interne et externe pour le Doyen et les membres du corps professoral, au besoin; -Organiser des fonctions sociales et académiques pour le Doyen avec les étudiants et la communauté de Bishop’s, au besoin; -Créer et tenir à jour le référentiel d’informations pour le Bureau du Doyen, y compris les contrats, les affectations, la répartition des bureaux, les allocations de chaire, etc.; -Au besoin, traiter les dépenses / factures et attribuer les codes budgétaires appropriés; -Préparer les bons de commande, commander les fournitures et les demandes de paiement; -Gérer le calendrier du Doyen si nécessaire, pour faciliter les préparatifs de voyage au besoin, et pour planifier des réunions d’étudiants avec les Directeurs et les professeurs; -Faire les mises à jour / copies du calendrier académique; -Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin. | |
| Salary | 24.78$ To/à 32.32 Per Hour/de L’heure (APBU – Unionized Position / Poste Syndiqué) |
| Education Requirements | Bachelor’s Degree/BAC |
| Essential Skills | -Fluency in both English and French; -Excellent interpersonal skills; -Proficient with Microsoft Office; -Experience with basic accounting and budgeting; -Excellent organizational skills; -Strong collaboration skills: ability to work effectively and professionally with multiple stakeholders -Light and medium exertion. ____________________________________________________ -Maîtrise de l’anglais et du français; -Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles; -Maîtrise de Microsoft Office; -Expérience de la comptabilité et de la budgétisation de base; -Solides compétences en collaboration: capacité à travailler efficacement et professionnellement avec plusieurs parties prenantes; -Efforts légers et moyens. |
| Experience | 3 to 5 years of similar experience/Plus de 3 à 5 années d’expérience |
| Languages | English And French / Anglais Et Français |
| Other | Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies and welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity, and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons with disabilities, women and LGBTQ2+. ____________________________________________________ L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics et accueille les candidats qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2+. |
| How To Apply | If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by July 25th, 2021 before 4:00 pm to careers@ubishops.ca. Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca _________________________________________________________ S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 25 juillet 2021 16:00 à careers@ubishops.ca Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca |
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