Academic Programs Project Coordinator / Coordonnateur.trice De Projets – Programmes Académiques | |
| Job ID | 34-F4-D2-22-F9-AD |
| Company | Bishop's University |
| Location | Sherbrooke |
| Province | Quebec |
| Date Posted | 2021-07-27 |
| Posted Until | 2022-01-23 |
| Job Type | Full-time |
| Job Category | Education |
| Job Details | View attachment |
| Description | |
| POSTING 21-36 (Temporary Full Time position) The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required. Bishop’s University is seeking an Academic Programs Project Coordinator for a temporary full-time position. Reporting to the Vice-Principal Academic and Research, the incumbent works extensively with the academic Deans and the Registrar to support new Program portfolios through their development from concept to fruition. The incumbent will act as project coordinator for all of the new programs in development. In collaboration with the program development committees, the incumbent will coordinate and support the development of new curriculum proposals and DEC-BACC agreements and subsequent implementation of newly approved programs and agreements. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required. This position will not exceed two years. Nature of Duties & Responsibilities -Provide logistic and organizational support to program development committees by gathering and organizing documents, organizing meetings, and setting project timelines; -Create, maintain, integrate and deliver detailed project plans, revising as appropriate to meet changing needs and requirements while monitoring and tracking progress; -Ensure that adequate governance and reporting mechanisms are in place to manage progress together with any risks, issues, or dependencies; -Establish and maintain effective relationships with stakeholders to understand and document the complex interdependent and wide-ranging programs across the university; -Prepare written proposals for internal (Senate Planning Committee, Senate) and external (BCI, professional Orders) regulating bodies; -Develops and maintains expert level knowledge of the external regulating bodies such as BCI or other professional accreditation bodies; -In collaboration with various key stakeholders such as the Recruitment Office, the Registrar and Admissions, the Research and Graduate Studies Office (for graduate programs), Business Office , Advancement office and Buildings & Grounds, coordinate and support the efforts of the program development committee including recruitment strategies, budgeting, funding, and facility needs; -Support the development of proposals for external philanthropic funding and scholarships, in collaboration with Advancement; -Prepare responses to feedback from internal and external regulating bodies; -Liaise with external partners and governmental agencies; organize meetings and site visits; -Evaluate and analyze complex information found in governmental funding opportunities for new programs; -Evaluate and analyze complex information found in university and governmental regulations regarding new program approvals; -Draft reports, budgets, and executive summaries in English and French; -Other tasks as assigned. _________________________________________________________ AFFICHAGE 21-36 (Temporaire à temps plein) Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises. L’Université Bishop’s recherche un Coordonnateur.trice de projets – Programmes académiques pour un poste temporaire à temps plein. Se rapportant au Vice-principal.e académique et de la recherche, Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les Doyen.ne.s académiques et le ou la Registraire afin de supporter des nouveaux portfolios de programmes tout au long de leur développement, de la conception à la réalisation. Le titulaire agira à titre de Coordonnateur.rice de projet pour l’ensemble des nouveaux programmes en développement. En collaboration avec les comités d’élaboration des programmes, le titulaire coordonnera et soutiendra l’élaboration et le développement des propositions des nouveaux programmes d’études et ententes DEC-BACC et leur mise en œuvre une fois nouvellement approuvés. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. Ce poste ne dépassera pas deux ans. Nature des tâches -Fournir un soutien organisationnel et logistique aux comités d’élaboration des programmes en recueillant et en organisant des documents, en planifiant des réunions et en établissant des échéanciers de projet; -Créer, maintenir, intégrer et livrer des plans de projets détaillés, en révisant au besoin pour rencontrer les besoins et requis changeants tout en assurant le suivi de la progression; -S’assurer d’avoir les bons mécanismes de gouvernance en place pour gérer les progrès ainsi que tous les risques, problèmes ou dépendances; -Établir et maintenir des relations efficaces avec les intervenants afin de comprendre et documenter les programmes complexes interdépendants et de grande envergure; -Préparer des propositions écrites à l’intention des comités et organismes de réglementation internes (Comité sénatorial de planification) et externes (BCI, ordres professionnels); -Développe et maintient une connaissance approfondie des organismes de réglementation externes tels que BCI ou autres organismes d’accréditation professionnels; -En collaboration avec diverses parties prenantes clés telles que le Bureau du recrutement, le Registrariat et le bureau des Admissions, le Bureau de la recherche et des études supérieures (dans le cas de programmes de 2e et 3e cycle), le Bureau des finances, le Bureau de l’avancement et le Bureau des bâtiments et terrains, coordonner et soutenir les efforts du comité d’élaboration de programmes, y compris les stratégies de recrutement, le budget, le financement et les besoins en installations; -Soutenir le développement de propositions de financement philanthropique externe et de bourses d’études, en collaboration avec le Bureau de l’avancement universitaire; -Préparer les réponses aux requêtes des organismes de réglementation internes et externes; -Assurer la liaison avec des partenaires externes et des organismes gouvernementaux : organiser des réunions et des visites sur place; -Évaluer et analyser de l’information complexe se retrouvant dans les opportunités de financement gouvernemental pour les nouveaux programmes; -Évaluer et analyser de l’information complexe contenue dans les règlements universitaires et gouvernementaux concernant les nouvelles approbations de programmes; -Rédiger des rapports, budgets et sommaires exécutifs en anglais -Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin. | |
| Salary | Class(e) 14: 28.84$ To/à 37.65$ Per Hour/de L’heure (APBU – Unionized Position/poste Syndiqué) |
| Education Requirements | -Graduate degree in a related field ____________________________________________________________ -Diplôme d’études supérieures dans un domaine connexe |
| Essential Skills | -Familiarity with current perspectives about higher education pedagogy -Strong written and oral communication skills in both French and English -Ability to communicate with government offices on complex curriculum proposals, advocate for decisions, interpret rulings, and understand the pedagogical nature of curriculum structure -Advanced knowledge of Word, Intermediate knowledge of Excel, PowerPoint, Teams, Moodle, Adobe Acrobat Pro -Excellent communication and interpersonal skills _________________________________________________________ -Connaissance des perspectives actuelles sur la pédagogie de l’enseignement supérieur -Solides compétences en communication écrite et orale en français et en anglais -Capacité à communiquer avec les bureaux gouvernementaux sur des propositions complexes de programmes d’études, à plaider en faveur de décisions, à interpréter les décisions et à comprendre le sens pédagogique de la structure du programme -Connaissance avancée de Word, Connaissance intermédiaire d’Excel, PowerPoint, Teams, Moodle, Adobe Acrobat Pro -Excellentes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles |
| Experience | -3 to 5 years of relevant experience, preferably in a university or comparable institution -Experience in academic program development and/or evaluation -Project management experience; demonstrated ability to move multi-stakeholder, cross-departmental initiatives forward -Experience managing budgets _________________________________________________________ -3 à 5 ans d’expérience pertinente, préférablement dans une université ou un établissement similaire - Expérience en élaboration et/ou évaluation de programmes d’études -Expérience en gestion de projet; capacité démontrée à faire avancer les initiatives multipartites et interdépartemental -Expérience dans la gestion de budgets |
| Languages | English - Anglais / French - Français |
| Additional Skills | -Excellent organizational skills; able to manage simultaneous competing initiatives in a variety of dossiers, demonstrated initiative and follow-up -Excellent reviewing and editing skills; meticulous attention to detail -Ability to work under pressure to meet deadlines; ability to multi-task and work on a variety of projects concurrently; ability to work independently and as part of a team _________________________________________________________ -Excellentes compétences organisationnelles; capable de gérer des initiatives concurrentes simultanées dans une variété de dossiers, initiative et suivi démontrés -Excellentes compétences en révision et éditage; attention méticuleuse aux détails -Capacité à travailler sous pression pour respecter les délais; capacité à effectuer plusieurs tâches et travailler simultanément sur une variété de projets -Capacité à travailler de façon autonome et en équipe |
| How To Apply | If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by August 15th , 2021 before 4:00 pm to careers@ubishops.ca. _________________________________________________________ S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 15 Aôut 2021, 16 :00 à careers@ubishops.ca |
 |  |  |  |