Apply Now

Adjoint.e Administrative, Doyen Faculte De L'education / Admin. Ass. To Dean Of School Of Education

Job IDDB-7D-34-7B-CB-D6
CompanyUniversite Bishop's / Bishop's University
LocationSherbrooke
ProvinceQuebec
Date Posted2022-06-13
Posted Until2022-06-26
Job TypeFull-time
Job CategoryEducation
Description
Les enonces suivants sont destines a decrire la nature et le niveau de travail general. Ils ne representent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilites, taches et aptitudes requises.

L'Universite Bishop's recherche un.e Adjoint.e Administratif.ve du/de la Doyen.ne pour un poste regulier a temps plein a L'Ecole des sciences de l'education. Se rapportant au Doyenne de L'Ecole des sciences de l'education, le titulaire execute egalement les taches administratives generales requises pour le Doyen et tout membre du corps professoral et/ou gestionnaire affilie. Le titulaire assiste le Doyen a soutenir et a fournir des ressources aux etudiants, y compris, mais sans s'y limiter, le soutien scolaire, la retention ou le logement. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirees et fins de semaine occasionnelles.

Nature des taches

- Faciliter les operations administratives quotidiennes sous le mandat des Doyens; incluant le soutien aux Directeurs et aux Coordinateurs de programme;
- Assister le Doyen dans les differentes reunions requises; avec la coordination, la preparation et la distribution de l'ordre du jour, le compte rendu et le suivi;
- Assister le Doyen a administrer et a surveiller les budgets des divisions / departements;
- Soutenir les certifications / accreditations universitaires provinciales et federales;
- Fournir des rapports et rediger des lettres, des publications et/ou des presentations pour le Doyen et le corps professoral de la division, au besoin;
- Fournir des informations de base aux etudiants et au public, y compris les questions frequemment posees et/ou effectuer le tri des demandes des etudiants et du public concernant le calendrier academique, les departements et les programmes relevant de la competence du Doyen;
- Diriger les etudiants vers les Directeurs de departement appropries pour des conseils specifiques au programme;
- Soutenir les etudiants a risque, en les orientant vers les differents prestataires de services du campus;
- Assister au besoin, dans les initiatives en cours creees par les Doyens et les Directeurs, comme par exemple: les programmes Archway, LEAP (Leadership & Extra-Curricular Activity program), Retention; Semaine(s) d'orientation; Etudiants a risque, etc.;
- Soutenir le processus de recrutement pour tous les contrats et les postes de professeurs, en lien avec le mandat du Doyen;
- Collaborer avec le Bureau du registraire pour aider et informer les etudiants qui ont des demandes specifiques concernant leur dossier d'etudiant, y compris mais sans s'y limiter, les changements de notes, les examens differes, les accommodements, les transferts de credits, les formulaires d'ajout / suppression, les notes medicales, etc.;
- Coordonner la preparation de la correspondance interne et externe pour le Doyen et les membres du corps professoral, au besoin;
- Organiser des fonctions sociales et academiques pour le Doyen avec les etudiants et la communaute de Bishop's, au besoin;
- Creer et tenir a jour le referentiel d'informations pour le Bureau du Doyen, y compris les contrats, les affectations, la repartition des bureaux, les allocations de chaire, etc.;
- Au besoin, traiter les depenses / factures et attribuer les codes budgetaires appropries;
- Preparer les bons de commande, commander les fournitures et les demandes de paiement;
- Gerer le calendrier du Doyen si necessaire, pour faciliter les preparatifs de voyage au besoin, et pour planifier des reunions d'etudiants avec les Directeurs et les professeurs;
- Faire les mises a jour / copies du calendrier academique;
- Effectuer toutes autres taches connexes au besoin.
Start DateDes que possible / ASAP
SalaryDe / From 24.78$ A / To 32.32$ De L'heure / Per Hour (poste Syndique / Unionized Position))
Education Requirements-Baccalaureat / Bachelor's degree
Essential Skills- Excellentes competences interpersonnelles et organisationnelles;
- Maitrise de Microsoft Office;
- Experience de la comptabilite et de la budgetisation de base;
- Solides competences en collaboration: capacite a travailler efficacement et professionnellement avec plusieurs parties prenantes

***********************************************************

- Excellent interpersonal skills;
- Proficient with Microsoft Office;
- Experience with basic accounting and budgeting;
- Excellent organizational skills;
- Strong collaboration skills: ability to work effectively and professionally with multiple stakeholders
Experience- Plus de 3 a 5 annees d'experience / 3 to 5 years of similar experience;
Languages- Maitrise De L'anglais Et Du Francais/ Fluent French & English
Work Settings- Efforts legers et moyens / Light and medium exertion
OtherL'Universite Bishop's applique un programme d'Acces a l'egalite en emploi issu de la Loi sur l'Acces a l'egalite en emplois des organismes publics. L'universite accueille les candidat.e.s qui s'engagent a respecter les valeurs d'equite, de diversite et d'inclusion et qui nous aideront a accroitre notre capacite en matiere de diversite et d'inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement defavorises et marginalises, notamment les peuples autochtones, les membres des minorites visibles et ethniques, les personnes handicapees, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

***********************************************************

Bishop's University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.
How To ApplyS.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de presentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d'ici le 26 juin 2022, 16 :00 a careers@ubishops.ca

Tel que prevu a la Convention Collective, priorite sera accordee a un.e candidat.e interne qualifie.e. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactees, et que des tests de selection peuvent etre administres ; merci pour l'interet manifeste. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapees afin de repondre aux besoins en prevenant et en eliminant les obstacles a l'accessibilite. Si vous necessitez de mesures d'adaptation pour participer en tant que candidat.e dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca
***********************************************************
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by June 26, 2022 before 4:00 pm to careers@ubishops.ca.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant's accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca