Adjoint administratif

Sommaire des fonctions

Le titulaire est charge de fournir aux gestionnaires une gamme de services de soutien administratif.

• Assister le sous-chef ou le directeur general (DG) c'est-a-dire examiner, analyser, coordonner, identifier les priorites et organiser le travail de soutien administratif de la direction.
• Preparer et traiter des demandes administratives ayant trait a la formation,  aux ressources humaines, aux langues officielles, aux accommodations, au materiel de bureau, a l'information et a la technologie, a la securite et a la planification strategique.
• Tenir le budget de la direction, c'est-a-dire analyser et revoir les besoins financiers et formuler des recommandations a cet egard; recueillir des donnees financieres, les verser dans le systeme budgetaire du Service et proceder a leur rapprochement; attester les depenses et fournir des rapports budgetaires a des intervalles reguliers.
• Fournir au DG des donnees pertinentes et utiles (p. ex. budget, evaluation du rendement, formation, ressources humaines, etc.) et, pour ce faire, mettre au point et tenir a jour divers systemes.
• Communiquer avec les gestionnaires et les employes au sujet des depenses, tout en respectant les politiques et les reglements et en assurant que les fonds soient disponibles.
• Agir a titre de personne-ressource, en donnant des conseils et en fournissant des interpretations des politiques aux gestionnaires et aux employes.
• Controler et organiser les rendez-vous du DG, c'est-a-dire etablir ou modifier le calendrier des reunions selon les priorites et reunir les documents d'information requis ou pouvant s'averer utiles.
• Ebaucher et rediger des reponses au nom du DG et veiller a la qualite et a l'exactitude de la correspondance envoyee preparee par d'autres personnes.

Etudes

• Diplome d'etudes collegiales en administration des affaires ou dans un domaine connexe, p. ex. en administration de bureau ou en techniques administratives, ou combinaison d'etudes, de formation et d'experience pertinentes.

Le programme d'etude doit provenir d'un etablissement d'enseignement agree reconnu au Canada.

Note : Tout autre niveau d'etudes plus eleve relie pourrait etre considere comme une experience. 

Experience

Experience significative a fournir un soutien administratif, par exemple :

• Planification et coordination de multiples activites administratives inter-reliees;
• fixer les rendez-vous et les reunions selon les priorites, c'est-a-dire organiser et etablir l'horaire des reunions;
• prendre les dispositions necessaires pour les voyages et/ou rassembler les documents appropries.

Les candidats doivent aussi posseder :

• experience recente des relations avec des gestionnaires et des employes de tous les niveaux;
• experience recente a fournir un service a la clientele.

« Experience significative Â» est definie comme experience acquise dans un poste ou on a assume les fonctions mentionnees pendant au moins trois (3) ans.
« Experience recente Â» est definie comme experience acquise au cours des cinq (5) dernieres annees.
Atout : baccalaureat dans un domaine connexe, lie aux fonctions du poste.

Competences

• Adaptabilite/flexibilite
• Rigueur
• Esprit d'initiative
• Capacite d'organisation / habilete pour la multiplicite des taches.
• Professionnalisme
• Communication

Conditions d'emploi

Un employe nomme indetermine doit demeurer dans son nouveau poste pour une periode de deux (2) ans.

Notes

Non applicable

Lien de reference

Exigences liees a la securite

Autres

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.

Le masculin a ete employe pour alleger le texte.